KANTOORKLACHTENREGELING
Raethuys (fiscale) advocatuur

Het Raethuys (fiscale) advocatuur streeft naar hoogwaardige dienstverlening. Indien u onverhoopt ontevreden bent over het werk dat een advocaat namens het Raethuys (fiscale) advocatuur heeft uitgevoerd, of over een door het Raethuys (fiscale) advocatuur aan u verzonden declaratie, dan verzoeken wij uw klacht kenbaar te maken. Overeenkomstig de procedure zoals vastgelegd in onderstaande Kantoorklachtenregeling zullen wij uw klacht in behandeling nemen en wij streven ernaar om uw klacht binnen een redelijke termijn op te lossen.

Artikel 1 - Begripsbepalingen

Advocaat
De aan het Raethuys (fiscale)advocatuur verbonden advocaat dan wel de persoon die werkt onder de verantwoordelijkheid van de betreffende advocaat;

Klager
De client, diens vertegenwoordiger of een derde met een rechtstreeks belang die een klacht kenbaar maakt;

Het Raethuys (fiscale) advocatuur
De besloten vennootschap Veldman Advocaten en Belastingadviseurs B.V, gevestigd en kantoorhoudende te (9301 GS) Roden aan de Nieuweweg nr. 30, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 040;

Kantoorklachtenregeling
Onderhavige regeling waarin de procedure voor de behandeling van klachten van cliënten van het Raethuys (fiscale)advocatuur, zoals bedoeld in de Verordening op de advocatuur, is vastgelegd;

Klacht
Iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening, de hoogte van de declaratie, het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;

Klachtenfunctionaris
De door het Raethuys (fiscale) Advocatuur aangewezen persoon die belast is met de behandeling van de klacht.

Artikel 2 - Toepassingsbereik

1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Het Raethuys (fiscale) advocatuur en de client.
2. Klachten van een schuldenaar over Het Raethuys (fiscale) advocatuur als verrichter of aanbieder van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden vallen ook onder het bereik van deze klachtenregeling, als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onderdeel b, en artikel 13, vijfde lid van de Wet kwaliteit incassodienstverlening.
3. Iedere advocaat van Het Raethuys (fiscale) advocatuur draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 - Doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft ten doel:

1. Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op constructieve wijze af te handelen;
2. Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van klagers vast te stellen;
3. Voorzien in een wettelijke plicht, behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van een goede klachtenbehandeling;
4. Medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
5. Verbetering van de kwaliteit van dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 - Informatie bij aanvang dienstverlening

1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht of de schuldenaar jegens advocaten bij het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden erop dat het kantoor een klachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost kunnen worden voorgelegd aan de rechtbank.

Artikel 5 - Interne klachtprocedure

1. Indien een klager het kantoor benaderd met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar de klachtenfunctionaris.
2. Indien de klacht door klager mondeling wordt geuit dan zal deze eerst worden verzocht om de klacht schriftelijk, per post of per mail kenbaar te maken.
3. Na ontvangst van de schriftelijke klacht zal de klachtenfunctionaris degene over wie is geklaagd in kennis stellen van het indienen van de klacht en de klager in de gelegenheid stellen een toelichting te geven op de klacht.
4. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klager tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
5. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de schriftelijke klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
6. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
7. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 - Geheimhouding en kosteloze behandeling

1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 - Verantwoordelijkheden

1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 - Klachtregistratie

1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klacht en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar worden de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.